Analyse d'un problème de classement
- Gagner de la place
- Améliorer les conditions de travail ou augmenter le nombre de personnes sur une même superficie.
- Optimiser l'espace
- Augmenter les linéaires de classement ou d'archives sur une même surface.
- Rationaliser l'espace
- Créer des zones destinées au classement vivant de proximité et d'autres destinées aux archives semi-vivantes et aux archives.
- Gagner du temps
- Harmoniser les méthodes de classement, rationnaliser les supports, assurer la fluidité de circulation entre les services et les zones de classement, localiser de manière précise le lieu de détention de l'information, assurer la traçabilité des mouvements de dossiers.
- Diminuer les coûts
- En réutilisant en permanence les supports de classement existants
- Atteindre des objectifs de qualité
- Concourir à l'harmonisation des systèmes et faciliter l'intégration de personnel, améliorer la qualité de traitement des dossiers, permettre de trouver l'information recherchée en un minimum de temps.
- Répondre à des besoins de sécurité
- Faire en sorte que les matériels de classement utilisés ne présentent aucun danger pour les utilisateurs et n'empiètent pas sur les espaces de circulation.
- Améliorer l'exploitation des dossiers
- En limitant les manipulations tant à la recherche qu'au reclassement ou à la mise à jour.
- Assurer la confidentialité
- Agir pour que seules les personnes autorisées puissent accéder aux dossiers
- Valoriser votre environnement
- Pour donner une bonne image de votre organisation
- Quelques chiffres
-
Le classement vivant de proximité concerne plus de 80% des effectifs du secteur tertiaire. En Europe, les temps consacrés à la fonction classement sont estimés à 20% du temps de travail.
En France cela représente un coût moyen annuel de 4574 € par personne. Chaque mètre linéaire de classement représente entre 42 et 56 € par an en immobilisation de m2 et en amortissement de matériels.
Chaque personne du secteur tertiaire génère chaque année 6 mètres linéaires de documents dont 1,20 mètres seront à archiver.
- Références
- Plus de 3000 entreprises, administrations et collectivités territoriales ont déjà opté pour nos solutions.