En complément de ses offres de dossiers de classement, de mobiliers de rangement et de logiciels, Aco System's vous propose des solutions clef en mains pour une transition toute en douceur : formation des utilisateurs et transfert de vos archives.
Le passage d'une ancienne organisation de classement vers une nouvelle implique de la disponibilité, des compétences et une logistique importante dont vous ne disposez peut-être pas en interne.
Pour vous aider à réaliser la mise en place de votre nouvelle organisation de classement, les techniciens AcoSystems se mettent à votre service pour mener à bien tous vos projets.
La durée de leur intervention peut varier entre 1 jour et plusieurs mois selon la complexité ou l'importance de la mission à réaliser. Leur savoir-faire et leur dévouement vous sont d'ores et déjà acquis.
Exemples de prestations :- pliage, identification, et repérage des dossiers : dossiers posés ou boîtes de rangement
- transfert du contenu de vos dossiers actuels dans de nouveaux dossiers
- saisie de données informatiques destinées au classement et à la recherche
- réorganisation du contenu de vos dossiers : apurement, destruction, reclassement
- déménagement d'archives
- formation classement
Exemples de mise en place clef en main
Situation de départ
- Méthode de classement
- Classement alphabétique.
- Dossiers de classement
- Classement à plat avec des chemises à élastiques traditionnelles elles mêmes placées dans des conteneurs.
- Mobilier de rangement
- Type rayonnage tubulaire fixe.
Problèmes rencontrés
Manipuler les conteneurs est difficile et le classement à plat engendre beaucoup de pertes de place et de temps. Les utilisateurs ont tendance à replacer le dossier sur le dessus de la pile. Ceci aboutit à des mélanges préjudicialbes à une bonne organisation et à trouver des documents épars.
Retrouver un dossier est donc extrêmement difficile et s'il n'est pas présent lors de la recherche, il n'y a aucun moyen de savoir si le dossier a été sorti ou déclassé.
Solutions apportées dans ce cas particulier
- Méthode de classement
- Le classement se fait dorénavant de manère numérique. Ainsi tous les nouveaux dossiers sont placés à la suite des précédents. Le logiciel de classement permet aux utilisateurs de savoir sans ambiguité où se trouve le dossier cherché, qu'il soit dans les archives ou sorti par un collègue et ce sans avoir à se déplacer.
- Dossiers de classement
- Chaque dossier bénéficie d'un dossier posé individuel qui permet un accès direct. Le classement est effectué à la française (sens de la hauteur) sur 5 niveaux. Les dossiers sont dotés d'un visuel révélateur sur la tranche afin d'éviter les erreurs de reclassement.
- Mobiliers
- Pour permettre un gain de place maximum, un ensemble de classement compact à déplacement à volant Mobicompact est mis en place. La capacité de rangement initiale se trouve triplée puisqu'une seule pièce est nécessaire au lieu de 3 initialement.
Résultat
Les différentes préconisations et leur mise en place ont permis :
- de reclasser l'ensemble des dossiers dans une seule pièce
- de réaliser de substantielles économies grâce :
- aux temps de recherche et de reclassement divisés par quatre
- à la réintégration, dans les deux pièces dégagées, des dossiers autrefois externalisés.
Harmonie- Le dossier posé intelligent.
La gamme de produit Harmonie vous assure sécutité, économie et confort dans votre travail de tous les jours.
Bispace- L'armoire coulissante double épaisseur à translation latérale de la gamme Bispace assure un gain de place de 50% par rapport aux armoires de rangement classiques.
Mobicompact- La solution ultime pour vos archives.
Système de rayonnage compact à volant, Mbicompact permet un gain de place allant jusqu'à 100% par rapport aux armoires de rangement classiques.
- Performances comparées
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Ratio linéaire disponible / surface occupée (matériels + espace de consultation). Exprimés en mètres linéaires de rangement par m2 (espaces de consultation compris).